Аудит поставщика РТИ: что проверить до первого заказа

Проверку контрагента часто принимают за весь аудит: выписка ЕГРЮЛ, налоги, суды, реестр недобросовестных поставщиков. Это первая ступень, и она отсекает фирмы-однодневки, но ничего не говорит о том, сделает ли поставщик вторую партию такой же, как первую. Стандарт ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Оценка соответствия. Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента» называет проверку поставщика заказчиком аудитом второй стороны (приказ Росстандарта о введении стандарта), а требование оценивать и контролировать внешних поставщиков записано в разделе 8.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Для резинотехнических изделий у такой проверки своя специфика: смеси стареют, размеры зависят от оснастки и режима, а материал на глаз не определить.

Аудит поставщика начинается там, где заканчивается проверка контрагента

Проверка контрагента отвечает на вопрос, существует ли компания и не опасно ли с ней работать юридически. Аудит отвечает на другой вопрос: умеет ли она делать именно ваши детали и делать их одинаково. Юридическую часть закупщик проходит сам за полчаса по открытым реестрам; в общую оценку вместе с ценой и сроком её встраивают по критериям выбора поставщика по цене.

Техническая часть требует инженера. Закупщик может проверить наличие паспорта на смесь, но понять, совпадает ли твёрдость партии с паспортом и почему у формовых колец облой по разъёму в два раза толще, без технолога не получится. Поэтому аудит проводит группа: качество, технолог, снабжение.

Чем аудит поставщика отличается от проверки контрагента?

Аудит поставщика отличается от проверки контрагента предметом: проверка контрагента изучает юридическую и финансовую надёжность компании по реестрам, а аудит оценивает производственные возможности, контроль качества, хранение материалов, повторяемость продукции и выполнение сроков. Проверка контрагента занимает около получаса и не требует инженера. Аудит поставщика РТИ включает анкету, документы, вопросы по конкретной детали, иногда выезд и пробную партию.

Формат аудита выбирают по цене отказа детали

Аудит бывает документальным, дистанционным и выездным. Документальный строится на анкете и запрошенных документах. Дистанционный добавляет осмотр производства по видеосвязи: оборудование, склад смесей, участок контроля. Выездной проводят на производстве поставщика, с изучением записей и разговором с мастерами.

Расчёт из лида работает и в обратную сторону. Если годовой объём закупки позиции 30 тысяч рублей, а отказ ничего не останавливает, выезд за 50 тысяч рублей не окупится никогда. Если позиция идёт в серийный узел и брак выявится у конечного покупателя, один отзыв изделий перекроет стоимость десятка аудитов. Цифры в примере условные; для своей номенклатуры их подставляют из бюджета командировок и стоимости простоя.

Этапы аудита поставщика идут от плана к отчёту

Аудит без плана превращается в экскурсию. Последовательность, которая работает для поставщика РТИ:

1. План: какие детали, какие процессы, какие требования проверяем, кто участвует, дата.
2. Анкета и запрос документов за 5–10 дней до проверки.
3. Технические вопросы по конкретной детали заказчика.
4. Осмотр производства, по видеосвязи или на месте.
5. Отчёт с несоответствиями и сроками их устранения.
6. Пробная партия и решение о допуске.

На схеме трудозатраты группы заказчика по этапам в примере: проверка по реестрам 0,5 часа, анкета и документы 3 часа, вопросы по детали 1 час, осмотр по видеосвязи 2 часа, пробная партия с замерами 4 часа, выезд на производство 16 часов с дорогой. Из 26,5 часа на выезд приходится около 60 %. Для позиций группы B этапы без выезда дают большую часть информации за 10,5 часа, то есть меньше чем за половину времени полного аудита.

Анкета поставщика РТИ спрашивает о технологии и смесях

Общие анкеты из системы менеджмента качества спрашивают о сертификатах и политике в области качества. Для поставщика уплотнений полезнее вопросы, на которые нельзя ответить шаблоном:

• какими технологиями делают детали вашего типа: резка из листа, вырубка штампом, формование, литьё полиуретана, точение фторопласта;
• откуда приходит материал: готовый лист, сырая смесь со стороны или смешение на месте; есть ли паспорт на каждую партию смеси;
• какие допуски держат на размеры вашей детали и по какому документу их задают;
• чем измеряют твёрдость и толщину, когда последний раз поверяли твердомер;
• кому принадлежит оснастка, где хранится и как маркируется;
• что делают с деталями, не прошедшими контроль.

Ответ по существу приходит за один-два дня. Ответ «всё по ГОСТ» на вопрос о допусках или «качественная резина» на вопрос о материале уже сам по себе результат анкеты: поставщик либо не знает своего процесса, либо не хочет его раскрывать.

Что проверяют при аудите поставщика РТИ?

При аудите поставщика РТИ проверяют, откуда берётся материал и как подтверждается его марка, какими технологиями и с какими допусками делают детали, как хранят сырые смеси и готовые изделия, чем и как часто меряют твёрдость и размеры, кому принадлежит оснастка, как ведутся карточки изделий и история партий, как разбирают рекламации. Итог аудита: отчёт с несоответствиями и решение о допуске поставщика к пробной партии.

На производстве смотрят хранение смесей, оснастку и измерения

Сырая резиновая смесь имеет ограниченный срок годности до вулканизации, и её хранят в прохладном месте с маркировкой партии и даты. На участке смесей проверяют, можно ли по любой коробке понять, что в ней и когда сделано. Готовые изделия из резины боятся солнечного света, озона и тепла, поэтому склад рядом с батареей или окном без штор уже замечание.

На участке формования смотрят, как подобраны режимы вулканизации: записаны ли температура и время для каждой детали или мастер помнит их наизусть. Оснастка должна быть промаркирована и привязана к изделию. Изношенная пресс-форма даёт толстый облой и смещение половин, и это видно на деталях в таре у пресса.

Участок контроля проверяют по трём признакам. Есть ли твердомер Шора и толщиномер с действующей поверкой. Есть ли записи замеров по партиям, а не только устное «проверяем». Есть ли отдельное место для забракованных деталей, чтобы они не уехали заказчику вместе с годными. У нас проверки перед отгрузкой входят в контроль качества, и такой же перечень полезно запросить у любого поставщика до выезда.

Карточка изделия показывает, повторит ли поставщик деталь через год

Самый показательный вопрос аудита для РТИ: что поставщик хранит после отгрузки. Попросите показать карточку любой детали, которую он делает повторно, с закрытыми данными заказчика. В ней должны быть чертёж или файл раскроя с номером ревизии, марка материала и твёрдость, технология и номер оснастки, режим изготовления для формовых деталей, история партий с датами, количеством и результатами контроля.

Простой практический тест: попросите поставщика назвать, из какой партии смеси была сделана деталь, отгруженная полгода назад. Если ответ находится за несколько минут, прослеживаемость работает. Наша компания присваивает каждой детали артикул вида P-000123, и повтор по артикулу идёт по той же карточке без нового согласования размеров. Если поставщик ведёт историю только в памяти менеджера, первая же смена менеджера обнулит её.

Документы до первого заказа запрашивают пакетом

Пакет запрашивают одним письмом, и срок его подготовки тоже входит в оценку. В пакет входят карточка предприятия, образец паспорта или сертификата на материал деталей вашего типа, описание контроля перед отгрузкой, образец протокола замеров, образец договора с условиями по качеству, срокам и рекламациям. Для пищевых и питьевых сред добавляют документы о допуске материала к контакту с продуктом.

Паспорт на материал проверяют не на наличие, а на содержание: совпадает ли марка с той, что указана в КП, есть ли номер партии и дата, указаны ли твёрдость и прочность. Какие бумаги на резину реально имеют смысл, а какие формальны, видно из сравнения паспортов качества и сертификатов на резину. Если чертежи ваших изделий конфиденциальные, до их передачи подписывают соглашение о неразглашении, и мы при необходимости заключаем NDA до начала расчёта.

Несоответствия в отчёте делят на три уровня

Отчёт без классификации трудно превратить в решение. Удобно делить найденное на три уровня. Критическое: нет никакой прослеживаемости материала, забракованные детали не отделяются от годных, нет средств измерения твёрдости. Значительное: нет записей режимов, паспорта на смеси приходят не на каждую партию, твердомер без поверки. Незначительное: беспорядок в маркировке тары, устаревшие версии инструкций на рабочих местах.

Правило решения простое. Одно критическое несоответствие означает отказ или повторный аудит после устранения. Значительные несоответствия допускают поставщика к пробной партии с планом устранения и сроком, обычно 30–60 дней. Незначительные записывают и проверяют при следующем визите. В отчёте каждое несоответствие записывают фактом с доказательством: что увидели, где, какая запись или её отсутствие.

Пробная партия переводит выводы аудита в цифры

Аудит показывает, может ли поставщик делать хорошие детали, пробная партия показывает, сделал ли он их. Партию заказывают по тому же чертежу и с тем же материалом, что и серийную, проверяют входным контролем и ставят в узел. Для серийного производства пробная партия перерастает в квалификацию поставщика по первой партии с замерами всех характеристик и испытаниями.

Результаты пробной партии вписывают в тот же отчёт аудита. Если замеры совпали с чертежом, а несоответствия значительного уровня устранены в срок, поставщика вносят в перечень допущенных по этой группе деталей. Допуск выдают на группу, а не на всё сразу: поставщик, который хорошо режет паронит, ещё не проверен на формовых манжетах.

Повторный аудит назначают по результатам поставок

После допуска поставщика оценивают по фактам: доля партий в срок, число рекламаций, время ответа на запрос и на претензию. Раз в год эти показатели сводят в одну строку и решают, нужен ли повторный аудит. Внеплановую проверку назначают по событиям: повторная рекламация по одной позиции, смена марки смеси или поставщика сырья, переезд производства, смена технолога.

Рекламации при этом становятся источником данных для аудита. Если претензия оформлена фактами с фото, замерами и номером партии, по ней видно, где сломался процесс; так и собирают рекламацию на РТИ. Общий порядок выбора и сравнения поставщиков, в который аудит встраивается как этап, собран в чек-листе закупщика РТИ. Перед аудитом любого изготовителя стоит запросить описание его процесса и подготовить чертёж типовой детали: вопросы анкеты удобнее разбирать на конкретном изделии.