Заявка и акт ремонта оборудования: что указать и образцы

Заявка и акт ремонта связывают три службы: цех, который эксплуатирует машину, ремонтников и снабжение. Если в заявке написано «насос не работает», ремонтник идёт на объект без инструмента и деталей, а если в акте нет списка заменённых деталей, снабжение не знает, что пополнить на складе.

Заявка описывает симптом, а не диагноз

Цель заявки сообщить ремонтной службе достаточно, чтобы она пришла подготовленной. Поэтому в ней описывают то, что видно и слышно: течь, шум, нагрев, падение давления, остановку с ошибкой. Диагноз ставит ремонтник после осмотра, и попытка написать его в заявке («сгорел подшипник») часто отправляет людей не к той причине.

Рабочая форма заявки укладывается в десять полей:

Поле 6 экономит больше всего времени. Если оборудование уже остановлено и переведено на резерв, ремонт планируют в рабочее время; если работает, ремонтник сначала решает вопрос остановки.

Срочность задают тремя уровнями

Аварийная заявка означает остановку производства или угрозу безопасности, и её выполняют немедленно. Срочная означает, что оборудование работает с дефектом, который быстро развивается, например течь растёт. Плановая заявка уходит в ближайшее окно ремонта или в график ППР. Критерии уровней закрепляют в положении о ТОиР, иначе все заявки становятся аварийными.

Заявка в сервис дополняется описью

Заявку на ремонт силами сторонней организации составляют так же, но добавляют реквизиты договора, модель и заводской номер, условия доставки, если оборудование отправляют в сервис, и комплектность, которую передают. Для отправки в сервис составляют опись: что передали, в каком состоянии, с какими пломбами.

Акт ремонта фиксирует работы, детали и результат

Акт ремонта закрывает заявку. Для текущего ремонта силами своей службы часто достаточно записи в журнале ремонтов, а акт оформляют при капитальном ремонте основных средств, при ремонте сторонней организацией и при передаче оборудования из ремонта в эксплуатацию. Унифицированная форма ОС-3 из постановления Госкомстата от 21.01.2003 № 7 подходит для основных средств, но предприятие вправе утвердить свою.

Минимальный акт отвечает на пять вопросов: по какой заявке работали, что сделали, какие детали поставили взамен каких, чем проверили результат и кто принял машину обратно. Сроки начала и окончания нужны для учёта простоя, а результат испытания или обкатки с цифрами давления и вибрации для гарантийного спора. Если ремонту предшествовала дефектовка, к акту прикладывают акт дефектации и ведомость, а пункты акта ремонта нумеруют так же, как строки ведомости.

Строка о заменённых деталях нужна снабжению

Пример строк акта после ремонта насоса по заявке выше:

1. Демонтаж, разборка торцевого узла, мойка.
2. Замена торцевого уплотнения вала 35 мм, 1 комплект; снятое сохранено как образец.
3. Замена прокладки крышки корпуса, паронит 2 мм, по контуру старой, 1 шт.
4. Замена колец круглого сечения в торцевом узле, 2 шт., NBR, размеры по образцу.
5. Сборка, центровка, обкатка 2 ч, течи нет, вибрация в норме.

Из пунктов 2–4 снабжение получает список того, что ушло со склада и что заказать на замену. Формулировка «заменён комплект уплотнений» без расшифровки этой задачи не решает: через год никто не скажет, из какого материала было кольцо и по какому образцу резали прокладку.

Обе бумаги проверяют по двум перечням

Что указать в заявке на ремонт оборудования?

В заявке на ремонт оборудования указывают подразделение и заявителя с контактом, оборудование с позиционным и инвентарным номером, место установки, признаки неисправности словами наблюдателя, когда и при каких условиях они появились, что уже сделано (остановлено, переведено на резерв), срочность, условия доступа и отключения, приложенные фото или видео, время подачи и подпись. Диагноз в заявке не пишут, его ставит ремонтник.

Что должно быть в акте о выполненном ремонте оборудования?

В акте о выполненном ремонте оборудования указывают номер и дату, основание (заявку или план), оборудование с номерами, вид ремонта и сроки, перечень выполненных работ, заменённые детали и материалы с обозначениями и количеством, результат испытания или обкатки, замечания и рекомендации, подписи исполнителя и представителя цеха. При ремонте сторонней организацией акт служит основанием для оплаты.

Снятые детали сохраняют до закрытия акта

Уплотнения, прокладки и манжеты, которые сняли при ремонте, не выбрасывают сразу. Они нужны по трём причинам. Первая: по следам на них видно, почему узел отказал, и это попадает в замечания акта. Вторая: если повтор случится, есть что сравнить. Третья: если запасных нет, снятая деталь служит образцом для изготовления.

Детали маркируют биркой с номером заявки и местом установки и хранят до закрытия акта, а образцы, по которым будут заказывать, дольше. Разбор следов износа на снятом уплотнении относится к дефектовке, а в акте ремонта достаточно одной фразы о найденной причине.

Детали по акту заказывают по образцу или артикулу

Уплотнения из строк акта, которых нет в каталогах, наша компания изготавливает по снятому образцу, чертежу, эскизу или фото: манжеты, кольца, прокладки крышек. Стандартные и нестандартные детали делают от 1 штуки, минимальный заказ 9 000 ₽ с НДС. Если в акт записать номер позиции из КП изготовителя, следующая замена на этой машине начнётся с повторного заказа по этому номеру, без замеров и переписки.

Для расчёта по акту нужны строки с заменёнными деталями: что за деталь и где стоит, размеры или образец, материал, если известен, или среда, температура и давление, количество на ремонт и годовой расход. Если деталь ставили временную, из того, что было на складе, это тоже пишут в акте: такую позицию заказывают в первую очередь.