Как сравнить коммерческие предложения на РТИ

Три поставщика ответили на один запрос, и в каждом КП свой порядок строк, свои единицы и своя манера писать сроки. Одно предложение дано без НДС, второе включает доставку, третье выносит штамп отдельно. Итоговые суммы в таком виде несравнимы, и задача снабженца сначала привести их к одной таблице, а уже потом выбирать.

Предложения сводят в одну таблицу по строкам заявки

Сводную таблицу строят от спецификации запроса: строки таблицы повторяют строки заявки, столбцы отданы поставщикам. Для каждой позиции заполняют одни и те же поля: марка и твёрдость материала, ревизия чертежа или пометка «по образцу», количество, цена за штуку на одной базе НДС, оснастка, срок, документы. Ниже отдельным блоком идут общие условия: оплата, доставка, срок действия предложения, минимальная сумма заказа.

Пустая клетка в таблице не означает ноль. Это вопрос к поставщику, и до его ответа предложение считается неполным. Решения по таблице, где у одного участника пустая строка документов, а у другого заполнена, задним числом не защитить: при разборе спорной поставки видно, что сравнивали несравнимое.

Как сравнить коммерческие предложения поставщиков?

Коммерческие предложения поставщиков сравнивают в одной таблице, где строки повторяют спецификацию запроса, а столбцы отданы поставщикам. Цену приводят к одной базе НДС и одним единицам, материал сверяют по марке и твёрдости, срок по точке отсчёта, оснастку выносят отдельной строкой. Каждую пустую клетку закрывают письменным вопросом до выбора, и только после этого сравнивают итог первой и повторной партии.

Цену приводят к одной базе НДС и одним единицам

Основная ставка НДС с 1 января 2026 года составляет 22 % (ФНС, изменения по НДС с 1 января). Поставщик на упрощённой системе в 2026 году работает без НДС только при доходе до 20 млн ₽, а дальше платит налог по пониженной ставке 5 или 7 % либо по общей 22 % (ФНС), и одна и та же сумма в КП у разных участников означает разные деньги. Для покупателя, который принимает НДС к вычету, сравнивают цены без налога, но с учётом того, какую сумму налога он сможет принять к вычету по счёту-фактуре. Для того, кто вычет не применяет, сравнивают сумму к оплате.

Единицы приводят к одной: штуки, комплекты, метры шнура или профиля. Если один поставщик считает уплотнение крышки как метр профиля плюс вулканизацию стыка, а другой как готовую рамку, в таблице оставляют цену готовой детали. Минимальная сумма заказа тоже входит в базу сравнения: у нас минимальный заказ 9 000 ₽ с НДС, и маленькая позиция, посчитанная дешевле, на деле оплачивается по этому порогу. Цена прокладки на заказ складывается из частей, и часть из них видна в КП отдельно.

Как сравнивать КП с НДС и без НДС?

КП с НДС и без НДС сравнивают по тому, как покупатель учитывает налог. Плательщик НДС смотрит на цену без налога и на сумму налога, которую он примет к вычету по счёту-фактуре; при прочих равных предложение без НДС для него не дешевле на величину налога. Покупатель без вычета сравнивает итоговую сумму к оплате. В таблицу записывают оба значения и ставку НДС каждого поставщика.

Материал сверяют по марке и твёрдости

Строка «резина маслобензостойкая» или «паронит» описывает группу материалов. Под ней могут оказаться разные смеси на основе NBR с разной твёрдостью и морозостойкостью, паронит общего назначения вместо маслобензостойкого. Разница в цене между такими предложениями чаще всего и есть разница материалов. Сравнимы только строки, где указана марка, стандарт или ТУ на лист и твёрдость по Шору A.

В сводной таблице под маркой полезна ещё одна клетка: кто выбрал материал. Пометка «по спецификации заказчика» означает, что поставщик повторил вашу марку. Пометка «подобрано по условиям» с перечнем условий (среда, температура, давление) означает, что выбор сделал изготовитель, и тогда два КП с разной резиной могут быть одинаково обоснованы. Без этой клетки при отказе узла трудно восстановить, кто и на каких данных принимал решение.

Документы на материал различаются по тому, что подтверждают

Строка документов в трёх КП обычно выглядит по-разному: «паспорт на партию», «сертификат соответствия», пусто. Для сравнения полезно перевести её в один вопрос: можно ли по документу связать полученные детали с конкретной партией листа или смеси и её измеренными показателями. Паспорт изготовителя материала на партию даёт такую связь, общий сертификат на марку подтверждает соответствие марки, но не связывает его с вашей партией. Для пищевых линий к этому добавляется документ о допуске материала к контакту с продуктом, и его проверяют до выбора поставщика.

Документы стоят денег и времени, поэтому предложение без них почти всегда дешевле. В таблице строку документов заполняют дословно: что именно будет приложено к партии. Если в заявке документы не были указаны, их добавляют в запрос всем участникам одинаково.

Допуски и ревизия чертежа показывают, одну ли деталь посчитали

Два КП на «прокладку по чертежу 123» могут относиться к разным ревизиям, если чертёж правили, а один из поставщиков считал по старому файлу. Поэтому в таблице держат номер ревизии или дату файла, а сам файл заранее приводят к виду, который описывают требования к чертежам, чтобы все считали по одному документу. Для деталей по образцу записывают, кто и как снимает размеры: поставщик, который снимает их сам и присылает эскиз на согласование, и поставщик, который режет по фото без согласования, предлагают разную работу.

Допуски сравнивают так же. Формовая деталь по классу ISO 3302-1 M2 и та же деталь по классу M3 различаются точностью пресс-формы и ценой; эти классы читают по таблицам допусков ISO 3302. Если один поставщик принял допуски чертежа, а другой предложил их расширить, второе КП дешевле за счёт другой точности, и это решение конструктора, а не снабжения.

Сроки сравнивают вместе с точкой отсчёта

Запись «10 дней» без уточнений нельзя сравнить с записью «от 5 рабочих дней». Сравнимый срок содержит три части: рабочие или календарные дни, событие, от которого он считается, и что входит в срок. Типичные точки отсчёта: поступление предоплаты, согласование эскиза или чертежа, изготовление оснастки. Срок изготовления штампа или пресс-формы обычно идёт отдельной строкой и добавляется к сроку первой партии.

Пример пересчёта: поставщик А обещает 10 рабочих дней от предоплаты, поставщик Б 7 рабочих дней от согласования эскиза, который он присылает через 3 дня после запроса, плюс 2 дня на ваше согласование. Условно у Б выходит 12 рабочих дней от отправки заявки, у А 10 рабочих дней плюс время на счёт и оплату, и разница почти исчезает, хотя в КП сроки выглядят по-разному. В таблицу записывают дату готовности в календаре, рассчитанную от одного дня.

Оснастку и разовые работы выносят отдельной строкой

Разовые затраты в КП прячутся по-разному: один поставщик раскладывает штамп на первую партию, другой показывает его отдельно, третий вообще не упоминает, потому что режет ножом без оснастки. Сравнивать по сумме первой партии в таком случае бессмысленно. В таблицу записывают три суммы на позицию: разовые работы (оснастка, построение чертежа по образцу), первая партия и повторная партия. Для порядка цифр: ленточный штамп ориентировочно от 6 000 ₽, пресс-форма от 25 000 ₽, с НДС, точная цена в КП.

Отдельной строкой записывают, кому принадлежит оплаченная оснастка и где она хранится. От этого зависит, сможете ли вы при смене поставщика забрать штамп или пресс-форму и не платить за них второй раз.

Чек-лист на схеме повторяет столбцы сводной таблицы: ставка НДС и единицы, марка и твёрдость, документы на партию, ревизия чертежа и допуски, срок с точкой отсчёта, оснастка с указанием, чья она, оплата и доставка, срок действия КП, основание выбора материала.

Строки КП становятся основанием будущей претензии

Выбранное КП работает и после закупки. Если партия придёт с другой твёрдостью или размером вне допуска, претензию предъявляют по тому, что записано в КП или договоре: марка, твёрдость, допуски, ревизия чертежа, количество, документы. Если в КП стоит «резина», спорить о марке не на чем. Поэтому при сравнении у предложения с полными строками есть преимущество, которое в цене не видно.

Сама претензия строится по фактам: фото и видео дефекта, число дефектных деталей в партии, номер партии и дата поставки, условия работы узла, замеры с указанием инструмента. К ним прикладывают строку КП, с которой расходится деталь. Как собрать такой пакет и в каком порядке его рассматривают, описывает инструкция по рекламации на РТИ.

Итог считают по первой и повторной партии

Условный пример: три КП на манжеты гидроцилиндров, 300 штук в год тремя партиями, деталь формовая. Поставщик А в примере даёт 45 000 ₽ с НДС за партию, пресс-форма внутри цены первой партии. Поставщик Б в примере даёт 32 000 ₽ за партию без НДС, документы на материал не указаны. Поставщик В в примере даёт 38 000 ₽ с НДС за партию плюс пресс-форму 25 000 ₽ отдельно.

После выравнивания картина меняется. У Б надо запросить документы и проверить, как он учитывает НДС; если цена с документами вырастет, преимущество может исчезнуть. У А цена повторной партии без штампа ещё неизвестна, её запрашивают отдельно. У В в примере за год выходит 3 × 38 000 + 25 000 = 139 000 ₽ с НДС, и эту сумму уже можно сравнивать с годовыми суммами двух других после ответа на вопросы. Чтобы получить предложение, построенное по тем же строкам, что и ваша таблица, текущую цену и спецификацию отправляют на сравнительный расчёт; а веса критериев, когда одно КП заметно дешевле остальных, помогает расставить разбор рисков дешёвого поставщика.