Запрос коммерческого предложения поставщику: как составить и что приложить

Запрос коммерческого предложения нужен в трёх случаях: снабженцу, чтобы выбрать поставщика; закупщику по 44-ФЗ или 223-ФЗ, чтобы обосновать начальную цену; руководителю, чтобы понять бюджет ремонта до его утверждения. В каждом случае ценность запроса измеряется одним: можно ли положить ответы рядом и сравнить их без звонков поставщикам.

Запрос предложения не обязывает ни одну из сторон

Запрос КП сам по себе договора не создаёт: заказчик сообщает, что ему нужно, и ничего не обещает купить. Ответ поставщика становится офертой по статье 435 ГК РФ, когда он достаточно определён, содержит существенные условия и выражает намерение заключить договор с заказчиком. Поэтому в запросе прямо пишут, что он не порождает обязательств, а в ответе просят указать срок действия цены: пока он не истёк, на цену можно опираться в договоре.

Отказ поставщика отвечать тоже ни к чему не ведёт. Обязанности ответить на запрос нет ни у кого, поэтому письмо пишут так, чтобы на него было легко и быстро ответить: коротко, с таблицей позиций и понятным сроком.

Восемь блоков письма дают одинаковые ответы

1. Реквизиты заказчика, исходящий номер, дата, контакт исполнителя.
2. Предмет: наименование, обозначение по стандарту или номер чертежа с ревизией.
3. Количество и единица измерения по каждой позиции.
4. Требования к качеству: материал, допуски, документы, которые придут с партией.
5. Условия поставки: адрес, доставка или самовывоз, желаемый срок.
6. Условия оплаты: предоплата, отсрочка, работа по договору.
7. Форма ответа: какие строки должны быть в КП.
8. Срок ответа и оговорка, что запрос не обязывает заказчика.

Пропущенный блок поставщик заполнит сам, и каждый по-своему. Один посчитает с доставкой, другой без; один с НДС, другой на упрощённой системе без налога; один назовёт срок от оплаты, другой от подписания договора. Эти различия потом съедают время на уточнения больше, чем занимает само составление письма.

Предмет описывают так, чтобы два поставщика посчитали одно

Для стандартных изделий хватает обозначения: «прокладка А-100-16 ПОН-Б по ГОСТ 15180-86» понятна любому изготовителю. Для товара без стандарта нужны измеряемые параметры: размеры, марка материала, твёрдость, класс точности. Если в запросе стоит товарный знак, рядом пишут «или эквивалент» и перечисляют параметры, по которым эквивалент будет проверен.

Для деталей по чертежу главное поле: номер чертежа и его ревизия. Две версии одного чертежа с разной толщиной или другим допуском дадут два разных КП, и заметить это при сравнении трудно. Поэтому номер ревизии ставят и в таблице позиций, и в имени файла. Как подготовить файл, чтобы изготовитель не задавал вопросов, перечислено в требованиях к чертежам.

Форма ответа задаёт состав коммерческого предложения

Запрос, в котором есть только «просим сообщить цену», возвращает только цену. Если нужен ответ, по которому можно заключать договор, его строки перечисляют заранее. Для деталей и комплектующих минимальный состав такой.

Строка «основание выбора материала» отделяет то, что задал заказчик, от того, что додумал поставщик. Если поставщик подобрал марку резины сам, в КП это должно стоять как предложение, которое заказчик подтвердит письменно. Тогда при споре о качестве видно, кто за что отвечал.

Образец текста запроса умещается на одну страницу

Ниже образец для закупки деталей по чертежу. Номера, количества и сроки условные, их заменяют своими.

Исх. № 214 от 23.10.2026. Просим направить коммерческое предложение на изготовление и поставку изделий по таблице ниже (3 позиции, чертежи в приложении, ревизии указаны в таблице). Требования: материал по чертежу, документ о качестве на материал с партией. Поставка: г. Тула, доставка до склада заказчика. Оплата: 30 % аванс, остаток после приёмки. В ответе просим указать по каждой позиции цену единицы и общую с НДС, срок изготовления с точкой отсчёта, срок действия предложения. Ответ просим направить до 28.10.2026. Запрос не порождает обязательств заказчика и не служит офертой.

Таблица позиций идёт следом: номер строки, наименование, номер и ревизия чертежа, материал, количество, единица. Если позиций больше десяти, таблицу отправляют файлом Excel, а в письме оставляют только условия.

Рекомендации № 567 задают правила для госзакупок

При закупках по 44-ФЗ запрос КП служит источником цен для метода сопоставимых рыночных цен (анализа рынка), который статья 22 закона называет приоритетным. Порядок описан в Методических рекомендациях, утверждённых приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. По пункту 3.7.1 запросы направляют не менее чем пяти поставщикам с опытом поставок, по пункту 3.19 в расчёте используют не менее трёх цен. По пункту 3.20.2 набор цен считается неоднородным, если коэффициент вариации больше 33 %.

Пункт 3.10 перечисляет, что может содержать такой запрос: подробное описание объекта с единицами и количеством, сведения для проверки идентичности товара, основные условия контракта, срок ответа, оговорку об отсутствии обязательств и требование, чтобы из ответа однозначно определялись цена единицы, общая цена, срок её действия и расчёт. Тот же перечень удобно брать и для коммерческой закупки. Процедура запроса цен в закупках устроена иначе, чем письмо одному поставщику: один запрос уходит сразу многим, часто через ЕИС. По 223-ФЗ порядок сбора цен задаёт положение о закупке конкретного заказчика.

Как запросить коммерческое предложение у поставщика?

Коммерческое предложение у поставщика запрашивают письмом на его рабочую почту или через форму заявки на сайте: в письме описывают предмет с обозначением или номером чертежа, количество, условия поставки и оплаты, перечисляют строки, которые должны быть в ответе, и назначают срок ответа. К письму прикладывают чертёж, фото или спецификацию. Если ответ нужен для обоснования цены, запрос регистрируют с исходящим номером и датой.

Сколько коммерческих предложений нужно собрать?

Число коммерческих предложений для частной закупки определяет внутреннее положение компании, чаще всего три. Для обоснования начальной цены по 44-ФЗ рекомендации № 567 советуют направить запросы не менее пяти поставщикам и использовать в расчёте не менее трёх цен, а если коэффициент вариации цен выше 33 %, расширить выборку. По 223-ФЗ число предложений задаёт положение о закупке заказчика.

Приложения снимают половину вопросов поставщика

Самые частые вопросы после запроса касаются того, что можно было приложить сразу: какой контур, какая толщина, из чего старая деталь, где она стоит. Приложения отвечают на них до звонка.

• Чертёж или эскиз в DXF, DWG, PDF или STEP, с номером ревизии в имени файла.
• Фото детали на листе А4 с линейкой, если чертежа нет.
• Таблица позиций в Excel с текстовыми столбцами для обозначений.
• Условия работы узла: среда, температура, давление, статика или движение.
• Требования к документам: какой документ о качестве нужен с партией.

Если чертёж конфиденциален, перед отправкой подписывают соглашение о неразглашении, это делают до запроса, а не после. Минимум сведений, по которому изготовитель называет цену без уточнений, собран в памятке о том, что указать в заявке.

Полученные ответы проверяют до сравнения цен

Сначала каждый ответ сверяют с запросом: все ли позиции посчитаны, та ли ревизия, та ли марка материала, на той ли базе НДС. Ответ, в котором поставщик заменил материал или пропустил позицию, не сравнивают с остальными, пока он не дополнен. Только после этого предложения сводят в одну таблицу; для резинотехники порядок строк в ней показывает сравнение КП на РТИ.

Пример: на запрос по трём позициям пришло четыре ответа. Два полные, один без срока действия цены, один с другим материалом по второй позиции. Сравнивают два полных, третьему отправляют просьбу дополнить, четвёртому уточняющий вопрос по материалу. Через день сравнение идёт по четырём ответам на одной базе.

Запрос КП на уплотнения требует условий работы узла

Для прокладок, колец, манжет и мембран одного размера мало: одинаковая по контуру деталь из EPDM и NBR ведёт себя в масле по-разному. Если марку материала заказчик не знает, в запрос вписывают условия работы: среду, температуру, давление, движение или статику, пищевой контакт. Тогда изготовитель подбирает материал и пишет в КП, на каком основании выбрал марку.

Для деталей по чертежу или снятому образцу запрос отправляют изготовителю вместе с файлом, фото или описанием образца. По заявке с чертежом и известным материалом КП мы стремимся подготовить за 60 минут. Так работает изготовление прокладок по чертежу, а порядок от заявки до отгрузки расписан по шагам. Если за неделю ни один ответ не пришёл полным, причина обычно в самом запросе: его стоит перечитать глазами поставщика, который видит деталь впервые.