Заявка на прокладки: образец таблицы в Excel

Таблица заявки нужна, когда позиций много или когда одни и те же прокладки заказывают регулярно. Одно письмо с фотографиями и списком в теле годится для разовой замены, а для ремонта цеха или ежеквартальной закупки удобнее файл, который живёт дольше одной сделки.

Таблицу заявки делят на три листа

Первый лист «Заявка» содержит строки позиций: одна деталь, одна строка. Второй лист «Файлы» перечисляет приложенные чертежи и фото с привязкой к номеру строки. Третий лист «История» хранит прошлые заказы по каждой позиции: дату, количество, артикул изготовителя, номер партии. Изготовителю отправляют первые два листа, третий остаётся у вас и при каждом заказе пополняется.

Деление на листы решает частую проблему: в одной большой таблице смешиваются данные для расчёта и служебные пометки снабжения, и изготовитель получает столбцы «бюджет», «ответственный», «статус оплаты», которые ему не нужны. Лист «Заявка» должен читаться без пояснений человеком, который видит его впервые.

Набор сведений берут из состава заявки на изготовление, а таблица решает, как уложить эти данные, чтобы их было удобно заполнять, проверять и повторять.

Десять столбцов покрывают прокладки, кольца и профили

Столбцы D, E и F заполняют, когда обозначения нет или оно нестандартное. Если в столбце C стоит «Кольцо 020-025-30 ГОСТ 9833-73», размеры дублировать не нужно: их берут из таблицы стандарта. Группу точности и материал к обозначению по стандартам на уплотнительные кольца дописывают в том же столбце C или в G.

Если позиций в заявке десятки и её прикладывают к договору, к этим столбцам добавляют графы приёмки и кода предприятия, и таблица превращается в спецификацию. Для обычной заявки на прокладки десяти столбцов хватает.

Какие столбцы нужны в заявке на прокладки в Excel?

Заявка на прокладки в Excel содержит десять столбцов: номер строки, наименование, обозначение по стандарту или номер чертежа, наружный и внутренний размер, толщину или сечение, материал или условия работы, количество, единицу и столбец для имени файла с примечанием. Размеры раскладывают по отдельным числовым столбцам, обозначения хранят в текстовом формате, а наименование и единицу выбирают из списка.

Размеры раскладывают по отдельным столбцам

Запись «Ø 210/150 × 3» в одной ячейке человеку понятна, но таблица с ней ничего не сделает: не отсортирует по диаметру, не найдёт две одинаковые прокладки, записанные как «210×150×3» и «Ø150/210, 3 мм». Когда размеры стоят в числовых столбцах, сортировка по D и E за секунду показывает дубли и почти-дубли с разницей в 1–2 мм. Почти-дубль стоит проверить: возможно, это одна деталь, снятая разными людьми.

Единица в заголовке столбца, «мм», избавляет от смешения единиц внутри столбца. Если какая-то позиция пришла в дюймах, её пересчитывают в миллиметры до ввода, а исходное значение пишут в примечание: «по паспорту 3/4″». Так одна строка не ломает сортировку всего столбца.

Для прокладок сложной формы числовые столбцы оставляют пустыми, а в обозначении пишут номер файла или чертежа. Наружный габарит при этом всё же полезно указать: по нему изготовитель сразу видит, на каком формате листа деталь поместится. Сам файл готовят как чертёж прокладки для заказа, и его имя повторяют в столбце J.

Excel искажает обозначения, если столбец не текстовый

Excel при вводе угадывает тип данных. Запись «1-5» он может превратить в дату, «03» в число 3, а длинный номер чертежа показать в экспоненциальной записи. Microsoft описывает это поведение и способы его отключить на странице о сохранении начальных нулей и больших чисел. Для заявки на прокладки это означает, что обозначения шнура, исполнения и номера чертежей могут молча измениться.

Защита простая: до ввода данных выделить столбцы C, G и J и задать им текстовый формат. Если данные вставляют из письма или другой таблицы, вставлять их стоит как значения в уже отформатированный столбец. Проверка после ввода: обозначение в ячейке выровнено по левому краю, как текст, и совпадает с тем, что было в источнике.

Десятичный разделитель в русской версии Excel по умолчанию запятая. Толщина «1.5», вставленная из иностранного каталога, может стать датой или текстом и выпасть из сортировки. Числовые столбцы после вставки проверяют фильтром: всё, что выровнено по левому краю, Excel числом не считает.

Почему Excel искажает обозначения прокладок и колец?

Excel искажает обозначения прокладок и колец, потому что при вводе автоматически угадывает тип данных: запись с дефисом принимает за дату, убирает ведущие нули, длинные номера чертежей переводит в экспоненциальную запись. Обозначение «1-5» может стать датой, а «03» превратиться в 3. Чтобы этого не было, столбцам с обозначениями, материалом и примечаниями задают текстовый формат до ввода данных и вставляют в них только значения.

Выпадающие списки убирают разнобой в наименованиях и единицах

Столбцы «Наименование» и «Единица» заполняют несколько человек, и без списка в одной таблице появляются «прокладка», «прокл.», «прокладка фланц.», «шт», «шт.», «штук». Фильтр по такой таблице работает плохо. Список задают через «Данные → Проверка данных → Список» со ссылкой на диапазон на отдельном листе-справочнике.

Для столбца материала жёсткий список не подходит: условия работы пишут свободным текстом. Зато справочник марок, которые уже стоят на предприятии, полезно держать рядом, на том же листе. Тот, кто заполняет строку, сначала ищет марку в справочнике, и только если её нет, описывает среду, температуру и давление. Строка с условиями вместо марки остаётся понятным сигналом изготовителю, что материал нужно подобрать.

Столбец количества полезно ограничить целыми числами больше нуля для штук и десятичными для метров. Проверка данных не даст ввести «10 шт.» в числовую ячейку, и итог по столбцу посчитается без ручной правки.

Файлы привязывают к строке именем

Каждый файл называют так, чтобы по имени было видно, к какой строке он относится и какая это ревизия: «R07_kryshka-reduktora_rev2.dxf», «R12_foto-A4.jpg». Префикс с номером строки сортирует папку в том же порядке, что и таблицу. Ревизия в имени снимает вопрос, какой из двух похожих файлов актуален.

На листе «Файлы» три столбца: номер строки, имя файла, что на нём. Если к строке приложено два файла, например чертёж и фото узла, строк на листе будет две. Таблицу и все файлы собирают в один архив, имя архива начинается с даты: так через полгода видно, к какой заявке он относился.

Исходником для строки может быть файл DXF, DWG, PDF или STEP, снимок детали на листе А4 рядом с линейкой, эскиз от руки или сама деталь. Если к строке не приложено ничего, кроме обозначения по стандарту, в столбце J так и пишут: «по ГОСТ, файл не нужен». Пустая ячейка выглядит как забытое вложение.

Строку заполняют по исходным данным детали

Порядок заполнения строки зависит от того, что известно о детали. Если есть обозначение по стандарту, заполняют столбец C с годом стандарта, материал и количество, а размеры не дублируют. Если стандарта нет, но есть чертёж, в C пишут номер и ревизию, в J имя файла, в D и E габарит для ориентира. Если нет ни стандарта, ни чертежа, в C пишут «по образцу» или «по фото», в D, E и F размеры, снятые с детали, с пометкой «замер с изношенной» в примечании.

Последняя ветка самая рискованная: размеры с изношенной прокладки отличаются от исходных, а сжатая толщина бывает заметно меньше номинала. Такую строку изготовитель почти наверняка уточнит, и лучше сразу приложить фото на листе с линейкой.

Лист истории превращает заявку в карточку изделия

На листе «История» у каждой позиции своя строка на каждую поставку: дата, номер строки в заявке, артикул изготовителя, количество, номер партии, отметка о приёмке. Через год этот лист отвечает на вопросы, которые обычно приходится выяснять перепиской: кто и когда делал эту прокладку, из какого материала, были ли претензии.

Артикул изготовителя в истории самый полезный столбец. Каждой нашей детали присваивается артикул вида P-000123, и повторный заказ можно оформить по нему. Если артикул записан в истории и перенесён в столбец C рядом с обозначением, повторная строка заявки состоит из артикула и количества.

По тем же датам считают, когда понадобится следующая партия. Пример, условные данные: прокладку крышки фильтра заказывали 14 января, 20 мая и 18 сентября, по 12 штук. Средний интервал около 4 месяцев, следующая потребность приходится на середину января. Если до ППР осталось меньше времени, чем занимает изготовление и доставка, заявку стоит отправить раньше, особенно для формовых деталей, где может понадобиться пресс-форма.

Повторную заявку собирают фильтром

Для повторного заказа на листе «История» включают фильтр по нужным позициям, копируют артикулы на новый лист «Заявка» и меняют только количество и дату. Размеры, материал и файлы не отправляют, если узел и условия работы не менялись. Так устроен повторный заказ по артикулу: строка из артикула и количества заменяет полное описание.

Перед повтором проверяют три вещи. Не менялась ли ревизия чертежа с прошлой поставки. Не менялась ли среда или температура в узле. Не было ли претензий к последней партии. Если ответ на любой вопрос «да», строка возвращается в полный вид: обозначение, размеры, материал, файл.

Как сделать повторную заявку на прокладки по таблице?

Повторную заявку на прокладки по таблице делают фильтром на листе истории: отбирают нужные позиции, переносят артикулы изготовителя на новый лист заявки и указывают только количество и дату поставки. Размеры, материал и чертежи заново не отправляют, если не менялись ревизия чертежа, среда, температура и не было претензий к прошлой партии. Если что-то изменилось, строку заполняют полностью.

Таблицу проверяют формулами перед отправкой

В длинной таблице ручная проверка по глазам пропускает дубли и пустые ячейки. Три правила условного форматирования закрывают большую часть ошибок. Подсветка дублей обозначения: формула =СЧЁТЕСЛИ($C$2:$C$300;C2)>1. Подсветка строки без толщины, где наименование «прокладка»: =И($B2="прокладка";ЕПУСТО($F2)). Подсветка пустого материала: =ЕПУСТО($G2).

Последняя строка таблицы содержит итог: число позиций формулой =СЧЁТЗ(A2:A300). Эту цифру сверяют с числом позиций в КП. Если в ответе на 46 строк пришло 45 цен, потерянную позицию находят до оплаты.

Номера строк после отправки не меняют, даже если позицию убрали. Удалённую строку помечают «снята» и оставляют в таблице. Вопросы изготовителя и строки КП ссылаются на эти номера, и сдвиг нумерации превращает сверку в угадывание.

Ответ изготовителя сверяют по номерам строк

КП на табличную заявку удобнее сверять, когда оно идёт с той же нумерацией. Попросите об этом в письме. Тогда напротив каждой строки видно, что изготовитель принял как есть, а что предложил сам: другой материал, другую толщину, допуск, которого не было в заявке. Предложенное изготовителем выделяют на листе «Заявка» цветом и согласуют письменно до запуска.

Если КП пришло без привязки к строкам, сверка идёт по обозначениям, и ошибка вероятнее. Выбирая постоянного исполнителя, на это стоит смотреть так же внимательно, как на цену; остальные признаки сравнивают по чек-листу закупщика РТИ. Когда таблица готова и проверена, её вместе с архивом файлов отправляют на расчёт прокладок по чертежу, и вопросы, если они будут, придут по номерам строк.