Отдел материально-технического снабжения: функции, структура и начальник МТС

Снабжение заметно, когда оно ошибается: цех стоит без сырья, ремонтники ждут прокладку, склад забит позициями, которые никто не берёт. Хорошо работающий отдел МТС строится не вокруг поставщиков, а вокруг номенклатуры и потребителей, и для запчастей это особенно видно.

Отдел МТС отвечает за путь от потребности до выдачи

Потребители отдела материально-технического снабжения это производство и ремонтные службы, и задача отдела шире закупки: он узнаёт потребность, планирует её на период, находит поставщиков, заключает договоры, контролирует поставку, проверяет и принимает товар, хранит и выдаёт его. Каждая функция имеет своего потребителя и свою метрику.

Структуру строят по группам номенклатуры

Типичная структура отдела делится на группы по видам ресурсов: сырьё и основные материалы, комплектующие для выпускаемой продукции, запчасти и материалы для ремонта, вспомогательные материалы и спецодежда, плюс склад и иногда транспортная группа. Каждую группу ведёт специалист или бюро, которое знает своих потребителей: для сырья это технологи и плановый отдел, для запчастей механики и энергетики.

Группа запчастей и РТИ живёт по своим правилам. Номенклатура огромная: прокладки, кольца, манжеты, ремни, подшипники к десяткам моделей оборудования. Потребность нерегулярная, часть позиций нужна раз в год, но в день остановки. Цены невысокие, а цена ошибки высока. Работа с такой номенклатурой опирается на каталог РТИ предприятия, где у каждой позиции есть код, чертёж или образец и перечень узлов.

Заявка цеха запускает цикл закупки

Цикл закупки начинается с заявки потребителя, и от её качества зависит, сколько дней уйдёт на уточнения. Для сырья и материалов заявку часто формирует система планирования по нормам расхода. Для запчастей заявку пишет механик или инженер по ремонту, и снабженец получает её в виде «прокладка на насос Н-12, 2 шт.», с которой поставщику нечего посчитать.

Поэтому многие предприятия утверждают форму заявки на запчасти с обязательными полями: обозначение или код по каталогу, оборудование и узел, чертёж или образец для нестандартной детали, количество, дата потребности, признак срочности. Заявку без обязательных полей отдел возвращает, и это правило экономит больше времени, чем любая система электронного документооборота. Как такая работа выглядит со стороны специалиста, описывают обязанности снабженца на производстве.

Ремонтные закупки планируют по графику ППР

Плановые ремонты известны на год вперёд, и закупку деталей к ним можно планировать так же, как закупку сырья. Ремонтная служба передаёт в МТС график ППР с перечнем ремонтов по месяцам, а инженер по ремонту прикладывает к каждому ремонту типовой перечень деталей из прошлой ведомости. Снабжение получает потребность за два-три месяца до окна ремонта и успевает заказать детали с изготовлением.

Пример: в мае запланирован средний ремонт трёх насосов одной модели. Для каждого нужен комплект из прокладки корпуса, двух колец и торцевого уплотнения. Если комплект состоит из позиций с изготовлением по чертежу, заказ уходит в марте, а не в день разборки. Связь графика ремонтов с закупками закрепляют регламентом между службой главного механика и МТС.

Положение об отделе задаёт границы ответственности

Положение об отделе МТС определяет его задачи, функции, структуру, права и ответственность, а также взаимодействие с другими подразделениями. Самый спорный раздел касается границ: кто отвечает за выбор материала, кто за соответствие детали узлу, кто за приёмку по качеству. Для запчастей разумно записать, что техническое решение принимает служба механика, а МТС отвечает за закупку того, что указано в заявке, в срок и по цене.

Начальник МТС отвечает за обеспеченность и бюджет

Начальник отдела материально-технического снабжения организует снабжение предприятия ресурсами, руководит отделом и складским хозяйством, утверждает планы закупок и отвечает за выполнение бюджета. Его должностную инструкцию обычно строят на квалификационной характеристике из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, дополняя её разделами о закупочной политике предприятия.

На практике у начальника МТС три главных показателя: обеспеченность производства, то есть отсутствие простоев по вине снабжения, стоимость закупок к бюджету и объём запасов. Эти показатели тянут в разные стороны: большой запас снижает риск простоя и повышает затраты. Решение для каждой группы номенклатуры своё, и запчасти здесь главный источник споров с главным механиком.

Чем занимается отдел материально-технического снабжения?

Отдел материально-технического снабжения планирует потребность предприятия в сырье, материалах, комплектующих и запчастях, выбирает поставщиков, заключает договоры, контролирует сроки поставок, организует входной контроль, хранение и выдачу со склада, ведёт учёт и отчётность по закупкам. Цель отдела: ресурсы на месте к сроку, по согласованной цене и без лишнего запаса. Функции распределяют по группам номенклатуры.

Что входит в обязанности начальника отдела МТС?

Обязанности начальника отдела МТС включают организацию обеспечения предприятия ресурсами, планирование закупок и бюджета, выбор поставщиков и согласование договоров, контроль сроков и качества поставок, руководство складом и персоналом отдела, взаимодействие с производством, ремонтными службами и бухгалтерией, отчётность перед руководством. Конкретный перечень фиксируют в должностной инструкции на основе квалификационной характеристики должности.

ABC-анализ показывает, на что тратить время

ABC-анализ делит номенклатуру по доле в затратах. Пример: за год группа запчастей закупила 2 400 позиций. После сортировки по убыванию годовых сумм оказалось, что 300 позиций (12,5 % номенклатуры) дают 80 % затрат, это группа A. Ещё 600 позиций дают 15 % затрат, группа B. Остальные 1 500 позиций, 62,5 % номенклатуры, дают всего 5 % затрат, группа C. Цифры условные, но такое распределение типично для ремонтных закупок.

Вывод из примера: по группе A стоит торговаться, искать альтернативных поставщиков и заключать долгосрочные договоры. По группе C торговаться бессмысленно, экономия на каждой позиции мизерная, зато важна скорость и предсказуемость. Большинство уплотнений, прокладок и колец попадают в группу C, но многие из них критичны: час простоя линии из-за отсутствия одного кольца обходится дороже всей годовой экономии на этой позиции. Поэтому ABC дополняют оценкой критичности, а количество запаса считают по правилам, собранным для запаса уплотнений.

Позиции группы C закупают по артикулу и рамочному договору

Для мелких критичных позиций снабжению выгоднее не искать каждый раз цену, а закрепить поставщика и порядок заказа. Рамочный договор со спецификацией, артикул изготовителя в карточке каталога, понятный минимальный заказ и срок изготовления снимают с отдела большую часть переписки.

Наша компания производит стандартные и нестандартные прокладки, уплотнения и полимерные детали по чертежу, эскизу, фото или образцу; минимальный заказ 9 000 ₽ с НДС, заказ от 1 штуки. Для расчёта достаточно заявки с обязательными полями из формы выше: чертёж, эскиз, фото с линейкой или образец, узел и условия работы, количество. Для отдела МТС удобно объединять мелкие позиции одной заявкой до суммы минимального заказа и вести их по артикулам: повторный заказ по номеру не требует новых замеров. Если позиция уже покупается у другого поставщика, можно запросить сравнительный расчёт по его цене и спецификации.