Один поставщик РТИ вместо пяти: плюсы и риски

На типичном заводе нестандартные уплотнения покупают у нескольких изготовителей: паронитовые прокладки у одного, кольца у второго, полиуретановые манжеты у третьего, фторопластовые втулки у четвёртого. Каждого нашли под конкретную аварию, и каждый остался со своим договором, менеджером и форматом счёта. Консолидация собирает эти потоки в один, и решение о ней принимают по цифрам трудозатрат и простоев.

Пять поставщиков обходятся дороже суммы счетов

Цена детали в счёте видна, а стоимость работы с поставщиком нет. Каждый договор проходит согласование юристов и службы безопасности, каждый счёт сверяют в бухгалтерии, каждую доставку принимает склад. Для РТИ эта скрытая часть велика, потому что заказы мелкие: десяток прокладок к ремонту насоса стоит меньше, чем время на оформление закупки.

Пример расчёта: пять поставщиков, по 20 заказов в год у каждого, на заказ уходит 3 часа снабженца, бухгалтера и кладовщика вместе. Это 300 часов в год. Один поставщик с объединёнными заявками раз в неделю даёт около 50 заказов и 150 часов. Цифры условные, их подставляют из своей статистики, но порядок разницы обычно такой. Полная стоимость уплотнения с простоями и трудозатратами считается по схеме совокупной стоимости владения, и консолидация меняет в ней строки закупки и простоя, почти не трогая цену детали.

«Единственный поставщик» в госзакупках означает другое

В закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ словосочетание «единственный поставщик» обозначает способ закупки без конкурентной процедуры. По 44-ФЗ случаи такой закупки перечислены в ст. 93 закона, по 223-ФЗ их определяет положение о закупке конкретного заказчика. Консолидация поставщиков РТИ к этому способу отношения не имеет: основного изготовителя выбирают по обычной процедуре, а дальше закупают по рамочному договору.

Для заказчиков по 223-ФЗ рамочный договор с одним изготовителем РТИ часто оказывается удобнее серии мелких закупок: одна процедура на год вместо десятков. Предмет закупки и требования к уплотнениям в документации описывают по правилам закупки РТИ по 223-ФЗ.

Чем консолидация закупок РТИ отличается от закупки у единственного поставщика?

Консолидация закупок РТИ означает, что предприятие по своему решению сводит заказы уплотнений и полимерных деталей к одному основному изготовителю, выбранному по обычной процедуре, и работает с ним по рамочному договору. Закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ и 223-ФЗ означает юридический способ закупки без конкурса, допустимый только в случаях из закона или положения о закупке. Первое касается организации снабжения, второе касается порядка проведения закупки.

Выигрыш консолидации сосредоточен в ремонтных комплектах

Больше всего от одного поставщика выигрывают ремонтные комплекты: к остановке насоса нужны прокладка крышки, два кольца, сальник и фторопластовая втулка. У пяти поставщиков это пять заказов с разными сроками, и ремонт ждёт самый медленный. У одного это одна заявка, одна отгрузка и один срок.

Второй выигрыш дают мелкие позиции, которые по отдельности не набирают минимальную сумму заказа. Одна резиновая шайба или пара колец нестандартного размера в объединённой заявке перестают быть проблемой. Изготовление от одной штуки возможно, а цена РТИ малыми партиями складывается по своим правилам.

Третий выигрыш связан с историей. Когда все детали заказываются в одном месте, каждая позиция получает номер и запись о материале, размерах и прошлых партиях. У нас деталь получает артикул вида P-000123, и повторный заказ делается по нему без поиска переписки и старого образца.

Карточку детали ведёт завод, поставщик держит копию

Главная защита от зависимости лежит в документах. Если чертежи, материал и параметры деталей хранятся только у поставщика, смена изготовителя превращается в повторную разработку всей номенклатуры. Поэтому карточку детали ведут у себя, а у поставщика держат её копию.

В карточке для каждой позиции записывают:

• чертёж или файл контура с номером ревизии;
• материал с маркой, твёрдость и допуски;
• узел и оборудование, где стоит деталь;
• историю партий: даты, количество, замечания приёмки;
• средний интервал замены и прогноз следующей потребности;
• оснастку: есть ли штамп или пресс-форма, где она хранится, кому принадлежит.

Право на чертежи, сделанные изготовителем по образцу, и принадлежность оснастки записывают в договоре заранее. Эти и другие пункты входят в договор на изготовление продукции по чертежу.

Зависимость оценивают по каждой позиции отдельно

Риск одного поставщика неодинаков для разных деталей. Прокладку крышки вентилятора можно вырезать за день у любого изготовителя с плоттером. Формовую манжету гидроцилиндра без пресс-формы быстро не сделает никто. Поэтому номенклатуру делят на группы по последствиям срыва поставки.

Критичных позиций на заводе обычно немного: пять-десять деталей, которые нельзя быстро изготовить заново. Именно для них держат проверенный запасной вариант и страховой запас на складе. Остальную номенклатуру можно спокойно отдавать основному поставщику.

Сколько поставщиков РТИ нужно предприятию?

Предприятию с ремонтной номенклатурой РТИ обычно хватает одного основного поставщика и одного-двух запасных изготовителей для критичных позиций. Основной закрывает резаные прокладки, кольца, манжеты, формовые и фторопластовые детали по рамочному договору. Запасной заранее делает пробную партию по нескольким деталям, которые останавливают линию и требуют оснастки. Больше поставщиков оправдано, если основной не делает часть технологий, например литьё полиуретана или обрезинивание валов.

Основной поставщик должен закрывать все технологии номенклатуры

Резка паронита, формование колец, литьё полиуретана и точение фторопласта относятся к разным технологиям на разном оборудовании. Если основной поставщик умеет только резать, кольца и манжеты всё равно уйдут к другим, и консолидация останется на бумаге. Поэтому перед переводом номенклатуру раскладывают по технологиям и проверяют, какие из них поставщик закрывает.

Производственные мощности распределены по нескольким площадкам, поэтому берём заказы на разные технологии: резку, формование, литьё полиуретана, мехобработку фторопласта. Для заказчика проверка сводится к пробному заказу по одной позиции из каждой технологической группы: резаная прокладка, формовое кольцо, полиуретановая манжета, фторопластовая втулка.

Чек-лист перед переводом номенклатуры к одному поставщику

Перевод начинают с инвентаризации номенклатуры, письмо поставщику идёт последним. Каждый пункт ниже закрывает один из рисков, описанных выше.

1. Составлен перечень позиций с поставщиком, ценой и годовым расходом.
2. Найдены дубли: одна деталь под разными названиями в разных цехах.
3. Позиции разделены на критичные, важные и рядовые.
4. На каждую позицию есть карточка с чертежом или файлом контура.
5. Номенклатура разложена по технологиям изготовления.
6. Поставщик сделал пробный заказ из каждой технологической группы.
7. В договоре записаны права на чертежи и оснастку.
8. Для критичных позиций выбран запасной изготовитель.

Перечень позиций с расходом и дублями удобно собрать в ходе аудита уплотнений предприятия: по нему видно, какие детали повторяются в разных цехах и где расход аномально высок.

Переход идёт группами с контрольной точкой

Номенклатуру переводят по группам, и после каждой группы смотрят на три показателя: доля заказов, выполненных в срок, доля брака на приёмке, число срочных закупок мимо основного поставщика. Первая группа обычно резаные прокладки: их проще проверить и при неудаче быстро вернуть старому поставщику. Следом идут кольца и сальники, затем формовые детали и полиуретан, последними критичные позиции с оснасткой.

Контрольную точку ставят через три-шесть месяцев работы с группой. Старых поставщиков на этот срок не отключают: договоры остаются действующими, просто новые заявки по переведённой группе идут основному. Если показатели после контрольной точки хуже прежних, группу возвращают и разбирают причину, не переводя следующую.

Цену одного поставщика сверяют с рынком раз в год

Без конкуренции цена со временем уходит вверх незаметно. Защита простая: раз в год пять-десять позиций с наибольшим годовым расходом отправляют на расчёт другим изготовителям с теми же чертежами и количеством. Если удобнее, можно прислать цену текущего поставщика и получить сравнительный расчёт по тем же позициям.

Сравнивают полную стоимость: цену детали, оснастку, доставку, срок и условия оплаты. Разница в 5–10 % по цене детали обычно перекрывается экономией на администрировании и предсказуемыми сроками ремонтных комплектов. Разница в 30 % и больше на нескольких позициях уже повод для переговоров или перевода этой группы. Решение принимают по группе позиций, а не по одной детали, иначе консолидация рассыпается обратно на пять договоров.